Kartu Tanda Penduduk Elektronik (KTP-el) merupakan identitas resmi yang dibutuhkan masyarakat untuk berbagai keperluan administrasi. Dokumen ini digunakan saat mengakses layanan perbankan, BPJS, pendidikan, bantuan sosial, hingga berbagai pelayanan pemerintah.
Ketika KTP hilang atau mengalami kerusakan, masyarakat perlu segera mengurus dokumen pengganti agar tidak menghambat kebutuhan administrasi. Penggantian KTP-el dapat dilakukan melalui Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Dukcapil) dengan prosedur yang relatif sederhana.
Direktur Jenderal Dukcapil, Teguh Setyabudi, sebelumnya menyampaikan bahwa masyarakat tidak perlu khawatir ketika kehilangan atau mengalami kerusakan KTP-el. Pengurusan cetak ulang KTP-el tidak dipungut biaya.
“Mengurus KTP-el yang hilang atau rusak tidak dipungut biaya, sehingga masyarakat bisa langsung datang ke kantor Dukcapil setempat untuk mencetak ulang KTP-el,” ujar Teguh pada Senin (7/10/2024).
Perbedaan Mengurus KTP Hilang dan Rusak
Prosedur penggantian KTP-el bergantung pada kondisi dokumen yang dimiliki. KTP yang hilang membutuhkan dokumen tambahan dari kepolisian, sedangkan KTP yang rusak cukup diserahkan sebagai bukti.
KTP-el Hilang
Jika KTP-el hilang karena terjatuh, terselip, dicuri, atau sebab lainnya, pemohon perlu membuat surat keterangan kehilangan dari kepolisian.
Dokumen tersebut menjadi bukti bahwa KTP-el memang hilang dan diperlukan dalam proses pengajuan KTP pengganti.
KTP-el Rusak
Untuk KTP-el yang rusak, pemohon tidak perlu membuat surat kehilangan. KTP lama yang rusak perlu dibawa sebagai bukti.
Kerusakan dapat berupa kartu patah, tergores, terbakar, tulisan atau foto tidak terbaca, maupun chip yang tidak dapat digunakan.
Syarat Mengurus KTP Hilang
Beberapa dokumen yang perlu dipersiapkan untuk penggantian KTP-el yang hilang antara lain:
- Fotokopi atau foto Kartu Keluarga (KK).
- Surat keterangan kehilangan dari kepolisian.
- Formulir permohonan penggantian KTP-el apabila dipersyaratkan oleh layanan Dukcapil setempat.
- Data diri sesuai dengan database kependudukan.
Jika masih menyimpan fotokopi atau foto KTP lama, dokumen tersebut juga dapat membantu proses pencarian dan verifikasi data.
Syarat Mengurus KTP Rusak
Sementara itu, persyaratan penggantian KTP-el yang rusak lebih sederhana. Pemohon dapat menyiapkan:
- KTP-el lama yang mengalami kerusakan.
- Fotokopi atau foto KK.
- Formulir permohonan apabila diminta oleh petugas.
Surat keterangan kehilangan dari kepolisian tidak diperlukan karena kartu KTP-el masih tersedia dan dapat diserahkan kepada petugas.
Cara Mengurus KTP Hilang atau Rusak di Dukcapil
Penggantian KTP-el dapat dilakukan dengan mendatangi layanan Dukcapil yang tersedia di daerah. Berikut alur umumnya:
1. Siapkan Dokumen
Pastikan seluruh persyaratan sudah tersedia sebelum mendatangi kantor pelayanan. Untuk KTP hilang, jangan lupa membawa surat keterangan kehilangan dari kepolisian.
Sementara untuk KTP rusak, bawa kartu lama yang kondisinya sudah tidak layak digunakan.
2. Datang ke Lokasi Layanan Dukcapil
Pemohon dapat mendatangi kantor Dinas Dukcapil atau lokasi pelayanan administrasi kependudukan yang tersedia di daerah masing-masing.
Sejumlah daerah juga menyediakan layanan melalui mal pelayanan publik atau layanan Dukcapil keliling.
3. Ambil Nomor Antrean
Jika layanan menggunakan sistem antrean, pemohon perlu mengambil nomor antrean terlebih dahulu. Beberapa daerah telah menyediakan antrean digital sehingga masyarakat dapat melakukan pendaftaran sebelum datang ke lokasi.
4. Serahkan Persyaratan
Saat dipanggil petugas, serahkan dokumen yang telah disiapkan. Petugas akan memeriksa data seperti NIK, nama, alamat, tanda tangan, serta informasi kependudukan lainnya.
5. Verifikasi Data
Petugas Dukcapil akan mencocokkan data pemohon dengan database kependudukan nasional.
Untuk KTP hilang, pemeriksaan dilakukan berdasarkan data kependudukan dan dokumen kehilangan. Untuk KTP rusak, petugas dapat memeriksa kondisi fisik kartu yang diserahkan.
Dalam kondisi tertentu, pemohon dapat diminta melakukan verifikasi atau perekaman biometrik kembali, terutama apabila terdapat persoalan pada data biometrik atau chip KTP-el.
6. KTP-el Dicetak
Setelah proses verifikasi selesai dan persyaratan dinyatakan sesuai, KTP-el pengganti dapat dicetak sesuai mekanisme pelayanan di daerah masing-masing.
Waktu penyelesaian dapat berbeda antara satu daerah dan daerah lainnya, bergantung pada sistem layanan, ketersediaan blanko, serta kondisi data pemohon.
7. Periksa Data KTP Baru
Setelah KTP-el diterima, periksa kembali nama, NIK, tempat dan tanggal lahir, alamat, serta elemen data lainnya. Jika terdapat kesalahan, segera sampaikan kepada petugas untuk mendapatkan penanganan.
Apakah Mengurus KTP Hilang atau Rusak Harus di Daerah Asal?
Penggantian KTP-el yang hilang atau rusak dapat dilayani di Dinas Dukcapil di luar daerah asal sesuai ketentuan administrasi kependudukan yang berlaku.
Artinya, masyarakat tidak selalu harus pulang ke daerah asal hanya untuk mencetak ulang KTP-el. Namun, apabila pemohon sekaligus ingin mengubah elemen data, prosesnya dapat mengikuti ketentuan dan layanan Dukcapil sesuai domisili.
Misalnya, perubahan data seperti penambahan gelar atau informasi lain tidak sekadar mencetak ulang KTP. Perubahan tersebut harus didukung dokumen yang sesuai dan diproses melalui mekanisme perubahan data kependudukan.
Cara Mengurus KTP Hilang atau Rusak Secara Online
Selain datang langsung, sejumlah daerah telah menyediakan layanan administrasi kependudukan secara daring. Mekanisme dan nama aplikasinya dapat berbeda sesuai kebijakan Dukcapil masing-masing daerah.
Secara umum, tahapannya meliputi:
- Buka portal atau aplikasi resmi Dukcapil daerah.
- Daftar atau masuk menggunakan akun yang tersedia.
- Pilih layanan penggantian KTP-el.
- Isi formulir pengajuan dan data yang diminta.
- Unggah dokumen persyaratan sesuai kondisi KTP, baik hilang maupun rusak.
- Tunggu proses verifikasi data oleh petugas.
- Ikuti petunjuk pengambilan atau pencetakan KTP-el setelah permohonan disetujui.
Karena layanan online belum memiliki mekanisme yang seragam di seluruh daerah, masyarakat sebaiknya menggunakan portal atau aplikasi resmi Dukcapil kabupaten/kota masing-masing.
Berapa Biaya Mengurus KTP Hilang atau Rusak?
Penggantian KTP-el yang hilang atau rusak pada layanan Dukcapil tidak dipungut biaya. Masyarakat tidak perlu membayar petugas untuk proses penerbitan KTP-el pengganti.
Dirjen Dukcapil juga pernah menegaskan bahwa layanan tersebut diberikan secara gratis. Jika terdapat pihak yang meminta pembayaran atas penerbitan KTP-el, masyarakat dapat memastikan kembali informasi tersebut kepada kantor Dukcapil setempat.
Batas Waktu Pelaporan KTP Hilang atau Rusak
Pengurusan KTP-el yang hilang atau rusak berkaitan dengan kewajiban masyarakat untuk segera melaporkan kondisi dokumen kependudukan. Ketentuan administrasi kependudukan mengatur kewajiban pelaporan tersebut, termasuk batas waktu yang berlaku.
Karena itu, masyarakat sebaiknya tidak menunda pengurusan KTP pengganti setelah mengetahui kartu hilang atau mengalami kerusakan.
KTP-el dan Identitas Kependudukan Digital
Ditjen Dukcapil juga terus mengembangkan Identitas Kependudukan Digital (IKD). Layanan ini memungkinkan masyarakat mengakses identitas kependudukan dalam bentuk digital melalui perangkat telepon pintar.
IKD dapat menjadi alternatif praktis ketika masyarakat tidak membawa KTP-el fisik. Namun, KTP-el dalam bentuk kartu tetap diperlukan dalam kondisi atau layanan tertentu sehingga masyarakat tetap perlu menjaga dokumen fisiknya.
Kesimpulan
KTP-el yang hilang atau rusak dapat segera diganti melalui layanan Dukcapil. Perbedaan utama terletak pada dokumen pendukung: KTP hilang membutuhkan surat keterangan kehilangan dari kepolisian, sedangkan KTP rusak cukup membawa kartu yang rusak.
Prosesnya meliputi penyiapan dokumen, pengajuan ke Dukcapil, verifikasi data, hingga pencetakan KTP-el baru. Pengurusan KTP-el pengganti juga tidak dipungut biaya.
Masyarakat dapat memanfaatkan layanan tatap muka maupun layanan online apabila Dukcapil di daerahnya telah menyediakan fasilitas tersebut. Sebelum mengajukan permohonan, pastikan menggunakan kanal resmi dan menyiapkan dokumen sesuai kondisi KTP yang hilang atau rusak.
